El método KANBAN y su influencia en la productividad

El kanban es un sistema fiable y simple, incluído en las técnicas básicas del Lean Manufacturing, que nos permite gestionar un gran número de referencias, órdenes de producción o compra de materiales. 

Es un sistema de información con el que podemos controlar que las piezas buenas se produzcen en el momento preciso en cada fase del proceso.

La puesta en marcha del Kanban requiere, asimismo, la creación de un stock o supermercado de productos junto al proceso o línea de producción.

El Kanban genera dos tipos de instrucciones: una para retirar productos del proceso anterior y otra para producir o reponer las cantidades retiradas.  

El éxito de este proceso clásico de Lean Manufacturing radica en el rigor, la revisión y el control semanal del número de “kanbans” que hay en el sistema para ajustarnos a la demanda del cliente.

ORÍGENES DEL KANBAN

Kanban es una palabra japonesa que viene a significar cartel o panel, elemento clave de este método productivo. 

El sistema Kanban como tal surgió en Toyota, el fabricante japonés de automóviles, para organizar mejor su producción de vehículos dividiendo el proceso en fases bien delimitadas que se tenían que cubrir correctamente para pasar a la siguiente fase, garantizando así un producto de calidad. 

De este sistema, aplicado a la industria de la automación, surgió el método Kanban, ideado por David J. Anderson y que adapta la filosofía original al desarrollo de software, un proceso con muchos puntos en común con el industrial, con diferentes fases, equipos de trabajo y el requisito de que cada pieza del programa a crear funcione correctamente y sea de la mejor calidad posible.

El método Kanban en su versión moderna aplicada al software se usó por primera vez en Microsoft, y desde entonces ha sido aplicado en cientos de proyectos de todo el mundo.

Hay dos objetivos que rigen este método productivo: por un lado, lograr un producto de calidad, al obligar a cada fase del proyecto a finalizar su tarea correctamente, y acabar con el caos, saturación o cuello de botella que puede darse en una fase del proyecto en condiciones normales en las que prima la rapidez por encima de la calidad del producto.

Este método es uno de las técnicas básicas del Lean Manufacturing junto con otras como hoshin, las 5 eses, la OEE, SMED, pull system, etc

REGLAS DEL KANBAN:

Cuatro son las reglas o principios básicos de Kanban para conseguir estos propósitos:

• Empieza con lo que haces ahora: Kanban es un método de producción, no un sistema que te dice cómo hacer tu trabajo. Tu equipo  sabe cómo hacerlo y Kanban te ayudará a decidir si lo estas haciendo bien o si hay que cambiar algo.

• Acepta el cambio: Kanban apuesta por algo así como “si algo no funciona, cámbialo” o “si algo puede funcionar mejor, mejóralo”. Siguiendo el método Kanban, todos los miembros del equipo tienen que estar dispuestos a aplicar cambios constantes para mejorar sus rutinas de trabajo, siempre y cuando se haga poco a poco y con sentido común.

• Respeta el proceso en curso, los roles y responsabilidades de cada uno: Tanto en un proyecto de desarrollo de software como de cual proceso productivo, es imprescindible que cada miembro del equipo sepa qué tiene que hacer y cuáles son sus funciones. Para que el método Kanban funcione esto tiene que estar claro. No se trata de que todos hagan todo, sino que cada cuál sepa qué hacer en el momento adecuado.

• Liderazgo en todos los niveles: Tener iniciativa y gestionar correctamente tu tarea o a tu equipo es otro elemento básico a tener en cuenta. No se trata de crear sistemas piramidales unos dentro de otros sino de que cada subgrupo y cada miembro tenga clara su función y la ejecute correctamente.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA PRODUCTIVO:

Y cinco son los elementos que deben darse en un sistema productivo que aplique bien el método Kanban.

• Visualizar el flujo de trabajo: Parece algo básico pero no siempre vemos realmente las fases por las que pasa un proyecto ni qué personas trabajan en qué. Esto es muy habitual en grandes empresas, donde el desconocimiento entre el trabajo de otros equipos está a la orden del día. El método Kanban recomienda usar un panel con tarjetas (que dan nombre al método) que definan cada tarea dividiéndola en columnas que indican cada fase del proyecto.

• Limitar el trabajo en curso: Hacer muchas cosas pero dejarlas todas a medias no sirve de nada. Si empiezas algo termínalo antes de empezar otra cosa, ése es un principio básico del método Kanban y, en mi opinión, uno de los pilares para que un proyecto funcione.

• Gestión del flujo: Además de visualizar el flujo de trabajo hay que controlar su funcionamiento, ver en todo momento si las piezas están funcionando o si alguien tiene problemas y solucionarlos.

• Dejar claras las reglas del proceso: Para aplicar bien un método hay que entenderlo. En este sentido, tan importante es saber quién hace qué como que esas personas sepan cómo hacer su trabajo y que entiendan las especificaciones o reglas.

• Mejora en equipo: Uno de los pilares del método Kanban es la mejora continua. En este sentido, la mejora debe ser acordada en equipo, aportando la experiencia de todos los miembros del equipo.